電話による応募の仕方

「電話連絡の上、…」とあるなら電話連絡しよう

求人情報などに「電話連絡の上、…」と書いてあるなら、まず担当者宛に電話で連絡をすることになる。 電話連絡による応募の場合、その場で面接の日時まで決定することが多いようである。 そのため即効性がメリットと言えるだろう。 電話における話し方のマナーをチェックされるので、きちんとしたマナーで電話するようにしよう。

電話応対のポイントを押さえよう

相手が電話をとったら、 『○○と申します。○○にご掲載の○○職の求人を拝見して、お電話いたしました。ご担当の方はいらっしゃいますか』と言う。 担当者に代わったら、 『○○と申します。○○にご掲載の○○職の求人についてお電話を差し上げました。いまお時間よろしいでしょうか』と断りを入れよう。 応募書類を郵送するように言われたら、『かしこまりました。ではすぐに郵送させていただきます。よろしくお願いたします』。

最後に必ず、その後の連絡方法について確認しておくこと。 面接の日時を決めることになったら『面接の担当者様のご都合のよろしい日時で結構です』や、 『まことに申し訳ありません。○日○曜日前後の○時以降にして頂けるとありがたいのですが』などと答えよう。 必ず行ける確実な日時を選ぶようにして、必ず復唱して確認すること。

電話を切る際には、『お忙しいところありがとうございました。書類はすぐに郵送いたします。(○日○時にお伺いいたします。よろしくお願いします。)失礼いたします』と電話をゆっくり切る。 相手が切ってから受話器を置くようにしよう。

電話をかける時間にも注意すること。 始業時間・就業時間・昼食の時間(12:00〜13:30ころ)は相手も忙しいので避けるようにしたい。 この時間帯以外でも、『今はお時間よろしいですか?』などと断るのがビジネスマナーである。 もちろんかける場所にも注意。 周りがなるべく静かなところからかけるのが基本。 聞き取れずに何度も聞き返してしまうことになっては、相手は不快に思うだろう。 問い合わせ内容や確認しておきたい内容は事前にメモして準備しておくこと。 あらかじめ掲載してある事やわかりきった事は聞かないこと。

その他のポイント

  • 筆記用具を準備しておく
  • 電話で最初に名乗るときはフルネームで名乗る
  • 最初に自分の名前を名乗り、はっきりと要件を伝える
  • 担当者に代わったら再度名乗る。この際に相手の出方を待たないで、明確に趣旨を伝える。